Chcesz skorzystać z mediacji, ale nie wiesz czego się spodziewać? Chcesz dowiedzieć się jaki jest przebieg mediacji? A może chcesz zostać mediatorem i zastanawiasz się jak wygląda mediacja lub jak się do niej przygotować? W tym artykule objaśnię pokrótce te zagadnienia. Przepisy prawa nie regulują dokładnie tej problematyki, więc opieram się tu zarówno na literaturze przedmiotu z domieszką szczątkowych regulacji prawnych w tym zakresie, jak i na własnym doświadczeniu.
Przygotowanie i otwarcie mediacji
W literaturze przedmiotu podkreśla się istotne znaczenie etapu przygotowawczego mediacji. Odpowiednie przygotowanie mediacji ma fundamentalne znaczenie dla jej powodzenia. Nie istnieją jednak przepisy, które regulują tę kwestię w jakiś szczególny sposób. Problematykę tę pozostawiono mediatorom do samodzielnego opracowania.
Przygotowanie mediacji
Ciekawe rozwiązania wypracowane w tym zakresie przez Centrum Rozwiązywania Sporów i Konfliktów przy Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego przedstawia E. Gmurzyńka. Zauważa ona, że na tym etapie często następuje pierwszy kontakt mediatora ze stronami sporu. Ma on najczęściej charakter rozmowy telefonicznej. Podczas pierwszego kontaktu mediator może informować strony o mediacji i wyjaśnić na czym polega jego rola. Nie powinien jednak wdawać się w dyskusje co do istoty samego sporu. Powinien również odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- Kim są strony oraz czy mają pełnomocników?
- Jaki jest jego stosunek mediatora ze stronami? Czy będzie on w stanie zachować neutralność i bezstronność?
- Jaki jest charakter sprawy w kontekście tego, czy jest odpowiednia do mediacji oraz czy powinna być prowadzona przez dwóch mediatorów?
Zapoznanie się z aktami sprawy
W trakcie etapu przygotowawczego, możliwe jest zdaniem E. Gmurzyńskiej zapoznanie się przez mediatora z aktami sprawy. Istotnie, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.). Mediator może zapoznać się z aktami sprawy, chyba że strona w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia kierującego strony do mediacji nie wyrazi zgody na zapoznanie się mediatora z aktami. Podobnie wygląda to w przypadku mediacji w sprawach sądowo-administracyjnych. Mediator ma w nich bowiem prawo do przeglądania akt sprawy, jak również otrzymywania odpisów, kopii lub wyciągów z tych akt. Prawo to nie przysługuje jednak mediatorowi, jeżeli strona w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia kierującego strony do mediacji nie wyrazi zgody na przeglądanie przez mediatora akt sprawy. Również w mediacji karnej mediatorowi udostępniane są akta sprawy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia mediacji.
Wydaje się, że w przypadku żadnego z tych przepisów nie ma przeciwwskazań, aby zapoznanie się mediatora z aktami sprawy miało miejsce na etapie przygotowania do mediacji. Rodzi się jednak pytanie, czy jest to konieczne? W pewnych sprawach zapoznanie się z aktami mogłoby ułatwić mediatorowi zrozumienie sprawy bez potrzeby angażowania na tym etapie stron i dodatkowego poświęcania przez nie czasu. Należy jednak rozważyć czy zapoznanie się z aktami nie spowoduje niepotrzebnego wyrobienia sobie zdania przez mediatora na temat sprawy. W skrajnym przypadku efektem takiej sytuacji może być utrata przez niego bezstronności jeszcze przed rozpoczęciem mediacji. Kluczowa powinna być historia opowiadana przez same strony, a nie obiektywne fakty, gdyż celem mediacji nie jest ich ustalanie, lecz osiągnięcie porozumienia.
Mniejsze kontrowersje budzi moim zdaniem zapoznanie się z aktami sprawy już po zakończeniu głównej części negocjacji, ale przed podpisaniem ugody, celem lepszego zrozumienia warunków formalnoprawnych, których spełnienie jest konieczne dla zawarcia prawidłowej ugody.
Kontakt ze stronami i pełnomocnikami
Wracając do etapu przygotowawczego mediacji i zaproponowaną przez E. Gmurzyńską jego wizją, należy zgodzić się, że właśnie na tym etapie mediator może poprosić strony lub pełnomocników stron o przesłanie odpowiednich dokumentów, w tym dokumentu opisującego zaistniały spór. Po rozmowie ze stronami mediator powinien przygotować:
- zawiadomienie o terminie i miejscu mediacji, które wskazuje ponadto podstawę odbywania się mediacji oraz ewentualne wezwanie do wniesienia zaliczki (na koszty administracyjne i wynagrodzenie przysługujące mediatorowi),
- umowę o przeprowadzenie mediacji,
- potwierdzenie zgody na przystąpienie do mediacji przez strony, zgodę na pokrycie kosztów mediacji, a także podstawę prawną, w przypadku mediacji ze skierowania sądu,
- broszurę informacyjną o mediacji wykorzystywaną przez ośrodek (mediacyjny).
Treść zgody na mediację oraz treść umowy winna być skonsultowana przed pierwszym terminem mediacji ze stronami. Mogą być one podpisane na początku posiedzenia mediacyjnego, o ile wszystkie ich elementy były uprzednio skonsultowane ze stronami. Zawiadomienie o mediacji przesyła się z odpowiednim wyprzedzeniem, aby strona miała czas na wniesienie opłaty. Można dołączyć do niego broszurę informacyjną.
Mediator powinien zadbać również o odpowiednie miejsce do prowadzenia mediacji. Powinno być ono neutralne. Szczególne problemy może spowodować mediowanie w miejscu zamieszkania lub innym lokal należącym do strony. Negatywnie na przebieg mediacji może wpłynąć również prowadzenie mediacji w budynku sądu. W związku z tym mediator powinien zadbać o posiadanie dostępu do odpowiedniego lokalu, w którym wszyscy uczestnicy mediacji będą czuli się komfortowo i swobodnie.
Otwarcie mediacji
Po odpowiednim przygotowaniu mediacji, pozostaje tylko spotkać się ze stronami i przeprowadzić mediację. Kolejnym etapem pracy mediatora jest otwarcie mediacji, składające się głównie z monologu mediatora – choć jak zauważa E. Gmurzyńska nie jest to najtrafniejsze określenie, gdyż wskazuje na bierną postawę adresatów jego wypowiedzi. Mediator powinien w jej opinii również w tym etapie prowadzić dialog ze stronami, rozwiewając ich wątpliwości i odpowiadając na pytania. Mediację rozpoczyna wspólne zazwyczaj spotkanie mediatora ze wszystkimi stronami konfliktu, choć może on zdecydować się na oddzielne spotkania ze stronami. Jest to wskazane w szczególności w przypadku, gdy ze względu na charakter sporu pojawić się mogą negatywne emocje, które utrudniłyby prowadzenie mediacji. W takim przypadku wspólne spotkanie służy podsumowaniu tego o czym mediator rozmawiał ze stronami (nie może to oczywiście naruszać zasady poufności).
Otwarcie mediacji składa się z następujących części:
- powitania, przedstawienia się oraz wprowadzenia,
- wyjaśnienia czym jest mediacja,
- wyjaśnienia roli mediatora,
- poinformowania stron o dobrowolności mediacji,
- oświadczenia mediatora o jego bezstronności i neutralności,
- poinformowania stron o poufności mediacji,
- wyjaśnienia przebiegu mediacji,
- poinformowania o kosztach mediacji,
- zapewnienia sprawnego przebiegu mediacji (poprzez udzielenie i uzyskanie informacji o charakterze organizacyjnym),
- zaproponowania podstawowych reguł dotyczących zachowania się podczas mediacji.
Stanowiska wstępne stron, negocjacje, propozycje ugodowe
Jeśli strony nie mają wątpliwości co do omawianych podczas otwarcia kwestii, można przejść do właściwego mediowania.
Stanowiska wstępne stron
Dalszą część mediacji strony sporu rozpoczynają od przedstawienia własnych prezentacji wstępnych, mających na celu przedstawienie ich materialnych interesów oraz ustalenie procedury negocjacyjnej i przekazanie informacji drugiej stronie. Mediatorzy powinni być zdaniem C. W. Moore’a zaznajomieni z wieloma sposobami wygłaszania prezentacji otwierających stron, po to by móc odpowiednio na nie reagować.
Podstawowym celem wstępnych wypowiedzi stron jest umożliwienie im przedstawienia własnego punktu widzenia na spór, podzielenie się swoimi emocjami oraz określenie swoich oczekiwań w stosunku do mediacji. Jeżeli strony mają pełnomocników, to mediator daje możliwość wypowiedzi na etapie wstępnym również prawnikom. Mediator może określić ramy czasowe oraz merytoryczne wypowiedzi stron, celem lepszego panowania nad sprawnym przebiegiem mediacji.
Po przedstawieniu stanowisk wstępnych strony prowadzą dialog. Mediator powinien dążyć do tego by zwracały się bezpośrednio do siebie. Ma również do dyspozycji spotkania na osobności, np. w celu zapobieżenia narastającym napięciom pomiędzy stronami sporu lub w przypadku, gdy strona chce powiedzieć mediatorowi o czymś, co chce zachować w tajemnicy przed pozostałymi uczestnikami mediacji.
Negocjacje i propozycje ugodowe
Strony ustalają kwestie do dyskusji oraz kolejność ich omawiania. Kolejność może także zostać zaproponowana przez mediatora. Następnie strony przedstawiają propozycje ugodowe, odnośnie poszczególnych kwestii. W przypadku impasu w negocjacjach nad danym aspektem sporu, mediator może skorzystać ze spotkań na osobności, w celu skonfrontowania oczekiwań stron z rzeczywistością bądź też zaproponować stronom przejście do omówienia innych spraw, w których osiągnięcie porozumienia będzie łatwiejsze.
Mediator pomaga stronom w znalezieniu różnych rozwiązań sporu. Słusznie zauważa E. Gmurzyńska, że osobie z zewnątrz, patrzącej na konflikt obiektywnie niejednokrotnie wydaje się, że może dostrzec rozwiązanie sporu szybciej niż strony. Stoi ona jednak na stanowisku, że mimo, iż mediator może proponować rozsądne rozwiązania, to mogą być one nieadekwatne do sytuacji lub potrzeb stron, gdyż mediator zazwyczaj nie wie o konflikcie wszystkiego. W związku z powyższym należy pozostawić stronom tworzenie opcji rozwiązań sporu. Rolą mediatora jest w jej opinii przede wszystkim czuwanie by negocjacje posuwały się naprzód. Zachęcać ma on również do przedyskutowania konsekwencji zaproponowanych rozwiązań.
Sposób prowadzenia mediacji
W stanowisku E. Gmurzyńskiej dostrzec można opowiedzenie się za modelem mediacji facylitatywnej. Należy jednak zauważyć, że w przepisach k.p.c. dopuszczalny jest model mediacji ewaluatywnej. Dopuszczalność tego modelu wyrażona jest poprzez art. 1833a, zgodnie z którym:
Mediator prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, które nie są dla stron wiążące.
Należy zwrócić uwagę, że mediator ma możliwość wskazania sposobów rozwiązania sporu pod warunkiem zgodnego wniosku stron. Ponadto rozwiązania te nie mogą być dla stron wiążące, gdyż to do nich należy rozwiązanie sporu. Jeżeli jednak strony zechcą pomocy w postaci sformułowania propozycji ugodowych przez mediatora (np. w przypadku impasu w negocjacjach), to może on takie (niewiążące stron) propozycje sformułować. Można więc wnioskować, że głównym modelem mediacji powinien być model mediacji facylitatywnej, w której mediator czuwa tylko nad przebiegiem dyskusji, natomiast w przypadku, gdy model ten zawodzi lub strony będą preferować większą ingerencję mediatora w mediację, można również stosować model mediacji ewaluatywnej uwzględniający możliwość merytorycznej pomocy mediatora w rozwiązaniu sporu.
Wymogi dotyczące ugody
Po zakończeniu negocjacji i doprowadzeniu do pogodzenia stanowisk stron, należy przejść do zawarcia ugody. Oczywiście już w trakcie negocjacji mediator może spisywać propozycje stron i sporządzać notatki lub wstępne wersje ugody, jednak jej właściwe sformułowanie następuje po zakończeniu głównej części negocjacji. Warto dodać, że wszelkie sporządzone wcześniej notatki i robocze wersje ugody, powinny zostać zniszczone przez mediatora niezwłocznie po zakończeniu mediacji.
W praktyce również na etapie sporządzania ugody strony negocjują w jaki sposób formułować poszczególne zapisy. Zdarza się również, że na tym etapie wychodzą sprawy, które powodują konieczność podjęcia dalszych negocjacji.
W przypadku uczestnictwa pełnomocników, zazwyczaj to oni czuwają nad aspektami formalnoprawnymi ugody. W innym przypadku mediator pomaga stronom w zapewnieniu poprawności formalnoprawnej ugody, jednak ostatecznie jest ona oczywiście formułowana przez strony, a nie mediatora.
Co do wymogów dotyczących samej ugody, mogą się one różnić w zależności od rodzaju mediacji. Z pewnością jednak w każdym przypadku ugoda nie może być sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego, jak również nie może zmierzać do obejścia prawa. Powinna być ona również zrozumiała i pozbawiona sprzeczności.
Ugodę podpisują strony. Nie powinien jej podpisywać mediator, choć w literaturze można spotkać się z poglądem, że ugodę podpisują strony oraz mediator. W mojej opinii mediator nie powinien tego robić, gdyż nie może on ręczyć za realizację postanowień ugody, której nie jest stroną. Ugodę zawierają bowiem między sobą strony. Mediator winien podpisać jedynie protokół z mediacji. Więcej na ten temat możesz przeczytać m.in. w artykule Procedura mediacji cywilnej.
W zależności od rodzaju sprawy możliwe, a czasem konieczne, będzie przedstawienie ugody i protokołu z mediacji sądowi lub odpowiedniemu organowi.
Bibliografia
Gmurzyńska E., Etapy mediacji, w: Mediacje, teoria i praktyka, Gmurzyńska E., Morek R. (red.), Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa, 2009.
Moore C. W., Mediacje. Praktyczne sposoby rozwiązywania konfliktów, Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa, 2009.
Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego., Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296, tj. Dz.U. 2020 poz. 1575.
Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego., Dz.U. 1997 nr 89 poz. 555, t.j. Dz.U. 2021 poz. 534.
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi., Dz.U. 2002 nr 153 poz. 1270, t.j. Dz.U. 2019 poz. 2325.
Obraz Gerd Altmann z Pixabay
