Procedura mediacji cywilnej

Mediacja jest dość elastycznym procesem rozwiązywania konfliktów. W przeciwieństwie do mocno sformalizowanego arbitrażu oraz ściśle określonych reguł dotyczących postępowania sądowego, mediację można dostosować do indywidualnych potrzeb stron. Jedną z podstawowych zasad mediacji jest jej odformalizowanie. Niemniej jednak, również mediacja podlega pewnym regulacjom prawnym. W niniejszym artykule wyjaśnię pokrótce jak wygląda procedura mediacji cywilnej.           

Mediacja sądowa a pozasądowa

Z punktu widzenia regulacji prawnych oraz praktyki prowadzenia mediacji, podział na mediacje ze skierowania sądu oraz mediacje pozasądową jest szczególnie ważny, gdyż w zależności od tego w jaki sposób została wszczęta procedura mediacji, może ona podlegać odmiennym regulacjom lub praktykom. Większość podstaw prawnych oraz przyjętych w praktyce rozwiązań dotyczy obydwu typów mediacji. Mediacja ze skierowania sądu podlega jednak ściślejszym regulacjom prawnym, w związku z czym występują pewne różnice, na które należy wskazać. Mediację prowadzić można przed wszczęciem postępowania, a za zgodą stron także w toku sprawy.

Mediacja sądowa

Mediacja sądowa prowadzona jest na podstawie postanowienia sądu kierującego strony do mediacji. Sąd może (z pewnymi wyjątkami) skierować strony do mediacji na każdym etapie postępowania. Zgoda na mediację nie może być niema. Mediacji nie prowadzi się, jeśli w ciągu tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia jej postanowienia kierującego strony do mediacji, strona nie wyraziła zgody na mediację.

Mediacja pozasądowa

Mediacja może być prowadzona również na podstawie umowy o mediację. Umowę taką można również zawrzeć poprzez prowadzenie mediacji na podstawie zgody strony na mediację, w przypadku gdy druga strona złożyła mediatorowi wniosek o przeprowadzenie mediacji. Wniosek taki składa się wraz z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie. W określonych przepisami sytuacjach, mediacja może jednak nie zostać wszczęta mimo doręczenia takiego wniosku.

Wniosek o przeprowadzenie mediacji zawiera:

• oznaczenie stron,
• dokładnie określone żądanie,
• przytoczenie okoliczności uzasadniających żądanie,
• podpis strony,
• wymienienie załączników.

W przypadku zawarcia przez strony pisemnej umowy o mediację do wniosku dołącza się odpis tej umowy.

Strony sporu i ich pełnomocnicy

Strony mogą prowadzić mediację na podstawie umowy o mediację lub mogą skorzystać z niej, gdy skieruje ich do niej sąd, do którego jedna ze stron wniosła powództwo przeciwko drugiej. W obydwu przypadkach mogą one występować w mediacji z samodzielnie lub z pełnomocnikami, a także pełnomocnicy mogą występować w ich imieniu. Mówiąc o sprawach cywilnych należy mieć także na myśli m.in. strony sporów gospodarczych, czy też rodzinnych.

Pozycja stron konfliktu (sporu)

Omówmy pokrótce pojęcie strony konfliktu. W postępowaniu rozpoznawczym, w trybie procesu występują dwie strony: powód i pozwany. Zajmują one przeciwstawne pozycje procesowe pozostając ze sobą w sporze. Strony te mogą stać się stronami mediacji, gdy zostaną do niej skierowane przez sąd i zgodzą się ją podjąć. E. Gmurzyńska proponuje jednak, by w trakcie wyjaśniania stronom czym jest mediacja mediator nie używał wyrażenia strony, lecz uczestnicy.

Takie sformułowanie nie budzi skojarzeń z salą sądową, przez co wydaje się lepiej nastrajać do rozmów. Jest jednak wyjątkowo nieprecyzyjne. Uczestnikami postępowania mediacyjnego są bowiem również pełnomocnicy stron i inne osoby, które czasem mogą się w niej pojawić, a także sam mediator. Mówiąc o stronach możemy znacznie precyzyjniej określić rolę w jakiej występują różne osoby, będące uczestnikami mediacji. Propozycja E. Gmurzyńskiej wydaje się więc mocno komplikować dość prostą materię.

Pełnomocnicy stron konfliktu (sporu)

Strony mediacji mogą podczas niej korzystać z pomocy pełnomocników. Pełnomocnicy pełnią istotną rolę w mediacji, czego wyrazem jest fakt, że po skierowaniu przez sąd stron do mediacji, mediatorowi powinny zostać przekazane niezwłocznie dane kontaktowe nie tylko stron, ale także ich pełnomocników (w szczególności numery telefonów i adresy poczty elektronicznej, o ile je posiadają). Pełnomocnictwo upoważnia pełnomocnika do działania w imieniu mocodawcy. Pełnomocnikiem klienta jest często prawnik, który może występować w mediacji obok klienta, wspomagając go od strony prawnej i dostarczając argumentów podczas negocjacji. Profesjonalny prawnik pomaga także w konstruowaniu ugody. Może on także występować w mediacji zamiast klienta. Zdaniem S. Pieckowskiego, w mediacji gospodarczej jest to zjawisko nagminne. W takich sytuacjach strony pojawiają się na sesji otwierającej i końcowej, a negocjacje są prowadzone przez pełnomocników.

Prawnicy w mediacji mogą występować również jako doradcy klienta lub niezależni eksperci. Rola prawników, w szczególności w sytuacji, gdy są pełnomocnikami stron jest niezwykle istotna. Dlatego też mediator musi być świadomy, że współpraca z nimi jest konieczna i ważna dla rozwiązania konfliktu. Ma to duże znaczenie w sprawach gospodarczych, w których przedmiot sporu ma znaczną wartość lub w przypadku, gdy sprawa jest skomplikowana z prawnego punktu widzenia. Nieco rzadziej prawnicy występują w sprawach rodzinnych, jednak oczywiście również w tym przypadku mogą odgrywać istotną rolę w mediacji.

Czas trwania i miejsce mediacji

Czas trwania mediacji został ograniczony w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.) do trzech miesięcy. Ograniczenie to ma zastosowanie do mediacji prowadzonych ze skierowania sądu. Jednakże, jeżeli miałoby to pozytywnie wpłynąć na ugodowe załatwienie sprawy, termin na przeprowadzenie mediacji może zostać wydłużony na zgodny wniosek stron lub z innego ważnego powodu. Czasu trwania mediacji nie wlicza się do czasu trwania postępowania sądowego. Po upływie terminu wyznaczana jest rozprawa. Może ona zostać także wyznaczona wcześniej, jeżeli jedna ze stron oświadczy, że nie wyraża zgody na prowadzenie mediacji.

Czas trwania mediacji umownej jest natomiast ograniczony jedynie wolą stron. Przepisy nie regulują czasu trwania takiej mediacji, w związku z czym należy przyjąć, że jest on dowolny.

Mediacja a bieg przedawnienia

Przy okazji omawiania czasu trwania mediacji warto zauważyć jak mediacja wpływa na bieg przedawnienia roszczeń. Wszczęcie mediacji przerywa bowiem bieg przedawnienia. Zgodnie z art. 117 § 2 zdanie pierwsze Kodeksu cywilnego:

Po upływie terminu przedawnienia ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia.

Wszczęcie mediacji może służyć jako jeden z możliwych środków przerwania biegu przedawnienia, dając powodowi dodatkowy czas na ewentualne dochodzenie swoich roszczeń przed sądem w przypadku niepowodzenia mediacji.

W literaturze, zwraca się jednak uwagę na trudności w określeniu momentów granicznych w mediacji – szczególnie prowadzonej w oparciu o umowę stron, gdyż w przypadku mediacji ze skierowania sądu bieg przedawnienia przerywany jest wcześniej, w momencie podjęcia czynności przed sądem.

Co istotne, w przypadku przerwania przedawnienia poprzez wszczęcie mediacji, przedawnienie nie biegnie na nowo, dopóki postępowanie to nie zostanie zakończone. Moment zakończenia mediacji nie jest jednoznacznie określony, jednak R. Morek uznaje za zasadne odwołanie się do daty zakończenia mediacji, oznaczonej w protokole mediacyjnym. Po przerwaniu przedawnienia, biegnie ono na nowo.

Gdzie można prowadzić mediację?

Poza czasem trwania mediacji istnieją także ograniczenia związane z miejscem jej prowadzenia. Próżno szukać ich w przepisach. Niemniej jednak w literaturze przedmiotu wskazuje się na wagę miejsca, w którym mediacja jest przeprowadzana. Ograniczenia związane z miejscem prowadzenia mediacji wynikają z podstawowych zasad mediacji, a nie z przepisów prawa.

Na znaczenie wyboru miejsca mediacji wskazuje m.in. C. W. Moore. Jego zdaniem mediator powinien namówić strony na miejsce neutralne, w którym żadna z nich nie będzie mieć fizycznej kontroli nad przestrzenią, ani z którym żadna ze stron nie czuje się silnie związana emocjonalnie. W takim przypadku wszystkie strony znajdują się takiej samej sytuacji, stając wobec takich samych utrudnień. Często jednak neutralne miejsce spotkania niesie ze sobą konieczność pokrycia przez strony kosztów wynajmu obiektu.

Zdaniem Moore’a, nawet w przypadku wyboru miejsca, które nie jest neutralne (co w jego opinii sporadycznie zdarza się, gdy strony chcą, by mediacja toczyła się na ich terytorium) można zauważyć w tym pewne korzyści, do których zalicza demonstrację dobrej woli zapraszanego uczestnika, czy utrudnienie gospodarzowi odmawiania udzielania informacji. Otoczenie takie może jednak zdezorientować zaproszonych uczestników lub osłabić ich pozycję poprzez brak dostępu do informacji. C. W. Moore wskazuje na możliwość odmówienia przez mediatora prowadzenia takiej sprawy.

Warto do tego dodać, że choć brak jest formalnych przeszkód do prowadzenia mediacji w budynku sądu, wydaje się, że nie jest to odpowiednie miejsce dla prowadzenia mediacji. Skoro strony zdecydowały się na próbę pozasądowego rozwiązania swojego konfliktu, warto spróbować zbudować atmosferę do konstruktywnych rozmów. Zbudowania takiej atmosfery nie wspomoże z pewnością wejście do budynku sądu, kojarzącego się jednoznacznie z arbitralnym rozstrzyganiem spraw. Mogłoby to wypaczać obraz mediacji w oczach stron, jak i wizerunek mediatora.

Posiedzenie mediacyjne

Co do zasady mediacja odbywa się w formie posiedzeń mediacyjnych. Może być ona jednak prowadzona również np. poprzez wymianę e-maili. Przepisy nie wykluczają takiej możliwości. Zgodnie z art. 183¹¹ k.p.c.:

Mediator niezwłocznie ustala termin i miejsce posiedzenia mediacyjnego. Wyznaczenie posiedzenia mediacyjnego nie jest wymagane, jeżeli strony zgodzą się na przeprowadzenie mediacji bez posiedzenia mediacyjnego.

Ugoda i protokół z mediacji

Mediacja może, ale nie musi zakończyć się podpisaniem ugody. Po zakończeniu mediacji sporządza się jednak zawsze, podpisywany przez mediatora, protokół z jej przebiegu.

Protokół z mediacji

W protokole z mediacji oznacza się:

• miejsce i czas przeprowadzenia mediacji,
• imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron,
• imię i nazwisko oraz adres mediatora,
• wynik mediacji.

Jeżeli przed mediatorem zawarta została ugoda, to dodatkowo zamieszcza się ją w protokole lub załącza do niego. Strony podpisują ugodę. Niemożność jej podpisania mediator stwierdza w protokole. Podpisanie ugody jest równoznaczne z wyrażeniem przez strony zgody na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie. Mediator informuje o tym strony. Wyrażona w taki sposób zgoda nie zastępuje wniosku strony o zatwierdzenie ugody, jest jedynie zgodą na wystąpienie do sądu przez którąkolwiek stronę o zatwierdzenie ugody. Mediator doręcza stronom odpis protokołu.

Miejsce właściwe do złożenia protokołu przez mediatora zależne jest od podstawy prowadzenia mediacji. W przypadku mediacji umownych, gdy strona wystąpi do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody, mediator składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej. W przypadku mediacji ze skierowania sądu mediator składa protokół w sądzie rozpoznającym sprawę. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt zawarcia ugody. Mediator składa protokół z ugodą, bądź bez niej.

Ugoda zawarta w wyniku mediacji

Co do samej treści ugody, to jak podają A. M. Arkuszewska i A. Kościółek, żaden przepis prawa nie określa niezbędnych elementów ugody, w przeciwieństwie np. do sentencji wyroku lub postanowienia. W związku z tym mediatorzy intuicyjnie podchodzą do jej treści. Autorki te wymieniają możliwe (ich zdaniem) do wskazania główne elementy jakie powinna zawierać ugoda mediacyjna. Są to:

• miejsce zawarcia ugody,
• data zawarcia ugody,
• oznaczenie:
  • stron,
  • podstawy prowadzenia mediacji,
  • mediatora,
• określenie przedmiotu ugody,
• uzgodnienia stron,
• uzgodnienia proceduralne (oświadczenie o wyczerpaniu wzajemnych roszczeń, o zrozumiałości postanowień ugody itp.),
• klauzula mediacyjna (zobowiązanie do skorzystania w pierwszej kolejności z pomocy mediatora w przypadku naruszenia treści ugody),
• liczba egzemplarzy umowy,
• podpisy stron oraz mediatora.

Omawiany wcześniej art. 183¹² § 2 k.p.c. reguluje tylko kwestię podpisów stron. Nie mówi nic o podpisie mediatora na ugodzie. Zaproponowane przez autorki podejście wydaje się o tyle niesłuszne, że ugoda jest przecież swoistą umową, której mediator nie jest stroną. Nie wydaje się więc zasadnym, by podpisywał się on pod umową zawartą między innymi podmiotami. Mediator powinien w mojej opinii podpisać jedynie protokół z mediacji, bez podpisywania ugody, gdyż nie może on ręczyć za wykonywanie jej postanowień. W środowisku mediatorów spotyka się jednak różne praktyki i część z nich podpisuje się pod ugodą, co moim zdaniem nie powinno mieć miejsca.

Wątpliwości budzi również problematyka wyjścia w ugodzie poza zakres przedmiotu sporu. W doktrynie postępowania cywilnego przyjmuje się jednak, że strony mogą zawrzeć ugodę także wówczas, gdy przekracza ona granice powództwa.

Zatwierdzenie ugody przez sąd, nadanie klauzuli wykonalności

Złożenie do sądu wniosku o zatwierdzenie ugody lub nadanie klauzuli wykonalności ugodzie (w przypadku, gdy podlega wykonaniu w drodze egzekucji). nie należy do powinności mediatora, lecz stron. Rolą mediatora jest poinformowanie stron o tych czynnościach, a także dopilnowanie, aby złożyły odpowiednie pisma do sądu. Mediator składa w takiej sytuacji jedynie protokół z mediacji. O zatwierdzenie ugody lub nadanie jej klauzuli wykonalności występuje strona.

Wniosek o zatwierdzenie ugody

Treść i forma wniosku o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem nie są uregulowane, jednak w opinii A. M. Arkuszewskiej i A. Kościołek, wniosek może mieć formę:

• pisma procesowego (obligatoryjną w przypadku mediacji na podstawie umowy stron, poza toczącą się między stronami sprawą cywilną oraz możliwą do zastosowania w przypadku mediacji prowadzonej ze skierowania sądu),
• ustną, w której wniosek może być złożony ustnie do protokołu rozprawy (możliwą do zastosowania w przypadku mediacji prowadzonej ze skierowania sądu).

Co do samej treści pism wskazanych przez wymienione autorki, to w ich opinii wystarczy, aby pisma te zawierały:

• wskazanie sądu, do którego wniosek jest kierowany (a w przypadku mediacji sądowych także sygnaturę akt),
• wskazanie strony postępowania mediacyjnego (ewentualnie mediatora),
• miejsce oraz czas zawarcia ugody,
• podpisy stron.

Co robi sąd po złożeniu wniosku przez stronę?

Sąd na wniosek strony niezwłocznie przeprowadza postępowanie co do zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem. W przypadku, gdy podlega ona wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją poprzez nadanie klauzuli wykonalności. W przeciwnym przypadku sąd zatwierdza ugodę postanowieniem.

Sąd odmawia zatwierdzenia ugody, bądź nadania jej klauzuli wykonalności w całości lub części, jeżeli ugoda:

• jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego,
• zmierza do obejścia prawa,
• jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

Co zatwierdzenie ugody daje stronom?

Jak stanowi art. 183¹⁵ § 1 k.p.c.:

Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym.

Przepis ten nie uchybia przepisom o szczególnej formie czynności prawnej. Oznacza to, że jeśli przepisy prawa wymagają do dokonania danej czynności prawnej zachowania szczególnej formy, np. aktu notarialnego to dla ważności tejże czynności konieczne jest dokonanie jej właśnie w tej formie. Zatwierdzona przez sąd ugoda zawarta przed mediatorem nie zastępuje tej formy. Jeżeli strony chcą z niej skorzystać mogą przenieść jej treść do aktu notarialnego.

Jak zauważył Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 23 września 2016 r.:

Różnicą między ugodą zawartą przed sądem, a zatwierdzoną przez sąd ugodą zawartą przed mediatorem jest to, że jedynie ugoda zawarta przed sądem ma moc równą aktom notarialnym.

Od wniosku o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w wyniku prowadzenia mediacji na podstawie umowy o mediację nie pobiera się opłat sądowych. Jeżeli w toku postępowania sądowego zawarto ugodę przed mediatorem po rozpoczęciu rozprawy, sąd zwraca stronie z urzędu 3/4 opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty.

Należy jeszcze wspomnieć o umorzeniu postępowania w przypadku zawarcia ugody. Na podstawie art. 355 k.p.c.:

Sąd umorzy postępowanie, jeżeli powód ze skutkiem prawnym cofnął pozew, strony zawarły ugodę lub została zatwierdzona ugoda zawarta przed mediatorem albo z innych przyczyn wydanie wyroku stało się zbędne lub niedopuszczalne.

Zawarcie przed mediatorem ugody jest więc podstawą do umorzenia postępowania sądowego.

Bibliografia

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny., Dz.U. 1964 Nr 16 poz. 93, t.j. Dz.U. 2020 poz. 1740.

Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego., Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296, tj. Dz.U. 2020 poz. 1575.

Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, Dz.U. 2005 nr 167 poz. 1398, t.j. Dz.U. 2020 poz. 755.

Wyrok SA w Katowicach z 23.09.2016 r., I ACa 404/16, LEX nr 2137014.

Arkuszewska A. M., Kościółek A., Etapy i fazy mediacji w: Arkuszewska A. M., Plis J. (red. nauk.), Zarys metodyki pracy mediatora w sprawach cywilnych, Wolters Kluwer SA, Warszawa, 2014.

Bieliński A., Rola i pozycja mediatora w mediacji gospodarczej – wybrane aspekty, w: Mediacje i arbitraż, zagadnienia praktyczne, Wojciechowski R. (red.), Wyższa Szkoła Pedagogiki i Administracji im. Mieszka I w Poznaniu, Poznań, 2013.

Ciszewski J. (red.), Pozasądowe metody rozwiązywania i rozstrzygania sporów gospodarczych, w: Polskie prawo handlowe, LexisNexis, Warszawa, 2011.

Gmurzyńska E., Etapy mediacji, w: Mediacje, teoria i praktyka, Gmurzyńska E., Morek R. (red.), Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa, 2009.

Gnela B. (red. nauk.), Podstawy prawa dla ekonomistów, Wolters Kluwer SA, Warszawa, 2015.

Kalisz A., Mediacja jako forma dialogu w stosowaniu prawa, wyd. Difin, Warszawa, 2016.

Moore C. W., Mediacje. Praktyczne sposoby rozwiązywania konfliktów, Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa, 2009.

Morek R., Mediacja w sprawach cywilnych, w: Mediacje, teoria i praktyka, Gmurzyńska E., Morek R. (red.), Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa, 2009.

Pieckowski S., Mediacja gospodarcza, Difin, Warszawa, 2015.

Weitz K., Gajda-Roszczynialska K., Mediacja w sprawach gospodarczych, w: System Prawa Handlowego (red. serii Włodyka S.), Tom 7. Postępowanie sądowe w sprawach cywilnych z udziałem przedsiębiorców (red. Wiśniewski T.), Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa, 2013.

Obraz congerdesign z Pixabay